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Gestão de viagens corporativa: o que é e qual é sua importância?

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Continue a leitura deste post, veja em que consiste a gestão de viagens corporativas e qual é sua importância!
A gestão de viagens corporativas ajuda a empresa a reduzir gastos sem a necessidade de deixar de lado as vantagens estratégicas que são motivadas por aquelas propostas. Para administrar bem tudo isso, é necessário controlar e mensurar as práticas nas quais você investe dentro da sua organização. É possível, inclusive, terceirizar o gerenciamento de tais viagens.

Continue a leitura deste post, veja em que consiste a gestão de viagens corporativas e qual é sua importância!

O que é gestão de viagens corporativas?

Trata-se de uma gestão com função estratégica que está aumentando cada vez mais no mercado e já se transformou em uma prática fundamental em muitas empresas. Consiste em um programa centralizado, que permite fazer o monitoramento dos gastos com os funcionários em suas viagens de negócios.

Essa gestão deve alinhar os objetivos da empresa e as necessidades do funcionário para um melhor controle de despesas.

Qual é a importância de gerir as viagens corporativas?

 

A gestão de viagens corporativas pretende resolver a problemática que envolve o setor de viagens para funcionários. Muitas empresas ainda não compreendem que a gestão pode oferecer benefícios e evitar prejuízos.

As empresas maiores têm profissionais destinados exclusivamente a coordenar essas viagens. Outras grandes empresas podem ter setores específicos para esse controle. O restante dos negócios (de pequeno ou médio porte) geralmente não desenvolve esse gerenciamento.

Considere os benefícios que uma boa administração pode gerar:

  • poder de negociação ampliado (quanto maior for a quantidade de viagens, maiores serão as possibilidades de negociar);
  • controle de despesas, evitando gastos supérfluos e desperdícios;
  • mais segurança e conforto;
  • resolução de problemas com eficiência.

Com tudo isso, vale a pena dar mais atenção à gestão de viagens corporativas, certo?

Quais são as formas de realizar uma boa gestão de viagens?

Confira algumas dicas para realizar uma boa gestão de viagem.
Confira algumas dicas para realizar uma boa gestão de viagem.
Para fazer um bom gerenciamento dessas viagens, é preciso prestar atenção em alguns pontos. O ideal é que as empresas sigam os exemplos das grandes organizações, desenvolvendo um planejamento e uma política somente para essa área. Esse planejamento define claramente as questões relacionadas ao assunto, de modo que a iniciativa tenha êxito.

Entre as questões relacionadas ao planejamento, estão:

  • o reembolso de dinheiro;
  • o capital disponível para as viagens corporativas;
  • as normas de segurança;
  • outras ações que os funcionários deverão seguir para não haver desperdícios e inconvenientes.

É preciso separar os custos com viagens dos outros gastos da empresa. Outra dica é qualificar a equipe para fazer a gestão do dinheiro que será usado, evitando que os profissionais gastem mais do que o devido.

Você deve também definir critérios para contratar serviços, os limites das despesas, a formação de parcerias, os pontos de contato e assim por diante. Defina despesas conforme as condições atuais da empresa para evitar apertos financeiros, problemas na realização das viagens ou até a necessidade de cancelamento.

Um ponto a ser verificado na gestão de viagens corporativas é o controle de combustível. O combustível gasto em saídas por motivos pessoais não deve ser incluído entre as despesas com combustível para reuniões profissionais, deslocamentos e outras coisas.

Outro ponto importante é pesquisar minuciosamente o destino das viagens corporativas, analisando questões como:

  • a facilidade/dificuldade de deslocamento do funcionário desde o aeroporto/rodoviária até o hotel ou outro local de hospedagem;
  • o nível de segurança da região;
  • a proximidade a bares e restaurantes;
  • a acessibilidade das vias de trânsito etc.

Os serviços de quartos e com delivery também devem ser registrados como despesas de viagens corporativas.

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