Gestão de viagens corporativa: o que é e qual é sua importância?

A gestão de viagens corporativas ajuda a empresa a reduzir gastos sem a necessidade de deixar de lado as vantagens estratégicas que são motivadas por aquelas propostas. Para administrar bem tudo isso, é necessário controlar e mensurar as práticas nas quais você investe dentro da sua organização. É possível, inclusive, terceirizar o gerenciamento de tais viagens.

Continue a leitura deste post, veja em que consiste a gestão de viagens corporativas e qual é sua importância!

O que é gestão de viagens corporativas?

Trata-se de uma gestão com função estratégica que está aumentando cada vez mais no mercado e já se transformou em uma prática fundamental em muitas empresas. Consiste em um programa centralizado, que permite fazer o monitoramento dos gastos com os funcionários em suas viagens de negócios.

Essa gestão deve alinhar os objetivos da empresa e as necessidades do funcionário para um melhor controle de despesas.

Qual é a importância de gerir as viagens corporativas?

 

A gestão de viagens corporativas pretende resolver a problemática que envolve o setor de viagens para funcionários. Muitas empresas ainda não compreendem que a gestão pode oferecer benefícios e evitar prejuízos.

As empresas maiores têm profissionais destinados exclusivamente a coordenar essas viagens. Outras grandes empresas podem ter setores específicos para esse controle. O restante dos negócios (de pequeno ou médio porte) geralmente não desenvolve esse gerenciamento.

Considere os benefícios que uma boa administração pode gerar:

• poder de negociação ampliado (quanto maior for a quantidade de viagens, maiores serão as possibilidades de negociar);
• controle de despesas, evitando gastos supérfluos e desperdícios;
• mais segurança e conforto;
• resolução de problemas com eficiência.

Com tudo isso, vale a pena dar mais atenção à gestão de viagens corporativas, certo?

Quais são as formas de realizar uma boa gestão de viagens?

Para fazer um bom gerenciamento dessas viagens, é preciso prestar atenção em alguns pontos. O ideal é que as empresas sigam os exemplos das grandes organizações, desenvolvendo um planejamento e uma política somente para essa área. Esse planejamento define claramente as questões relacionadas ao assunto, de modo que a iniciativa tenha êxito.

Entre as questões relacionadas ao planejamento, estão:

• o reembolso de dinheiro;
• o capital disponível para as viagens corporativas;
• as normas de segurança;
• outras ações que os funcionários deverão seguir para não haver desperdícios e inconvenientes.

É preciso separar os custos com viagens dos outros gastos da empresa. Outra dica é qualificar a equipe para fazer a gestão do dinheiro que será usado, evitando que os profissionais gastem mais do que o devido.

Você deve também definir critérios para contratar serviços, os limites das despesas, a formação de parcerias, os pontos de contato e assim por diante. Defina despesas conforme as condições atuais da empresa para evitar apertos financeiros, problemas na realização das viagens ou até a necessidade de cancelamento.

Um ponto a ser verificado na gestão de viagens corporativas é o controle de combustível. O combustível gasto em saídas por motivos pessoais não deve ser incluído entre as despesas com combustível para reuniões profissionais, deslocamentos e outras coisas.

Outro ponto importante é pesquisar minuciosamente o destino das viagens corporativas, analisando questões como:

• a facilidade/dificuldade de deslocamento do funcionário desde o aeroporto/rodoviária até o hotel ou outro local de hospedagem;
• o nível de segurança da região;
• a proximidade a bares e restaurantes;
• a acessibilidade das vias de trânsito etc.

Os serviços de quartos e com delivery também devem ser registrados como despesas de viagens corporativas.

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